Tom & Sally´s ist ein systemgastronomisches Unternehmen, das Salatbars betreibt. Das Konzept trägt den Titel „Quick Fresh Food“ und beinhaltet die hauseigene Produktion und den Verkauf von Salaten im Take-away-Prinzip. Was im Jahr 2005 in Gießen als Start-up mit der Vision begann, Salat als frische und abwechslungsreiche Hauptmahlzeit zu etablieren, ist mit den Jahren gewachsen: Tom & Sally´s beschäftigt heute 120 Mitarbeitende an vier Standorten.

2019 hat das Unternehmen das Programm unternehmensWert:Mensch plus erfolgreich abgeschlossen.

Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich in Ihrem Unternehmen konfrontiert?

Durch das schnelle Wachstum bei Tom & Sally´s innerhalb weniger Jahre, stieg auch der Produktions-, Logistik und Mitarbeiteraufwand enorm an. Als Systemgastronomie waren wir auf digitale Hilfsmittel zur Bewältigung aller standardisierten Prozesse angewiesen, verfügten aber nur begrenzt über dafür notwendige Ressourcen. Unser oberstes Ziel ist die Erfüllung der Bedürfnisse unserer Kund*innen und Mitarbeitenden. Für beide Zielgruppen ist das Bedürfnis gestiegen, mittels digitaler Technologien effektive und professionelle Lösungen für unsere Abläufe umzusetzen. Zwei konkrete Beispiele hierfür sind unser Bestellverfahren für den Lieferservice und die Personaleinsatzplanung: Die Bestellannahme erfolgte lange Zeit ausschließlich über Fax und Telefon, während die Schichtpläne für das Personal mit Excel-Tabellen geplant wurden. Das Förderprogramm unternehmensWert:Mensch plus gab uns die notwendige Unterstützung, um diese und weitere Geschäftsabläufe zu digitalisieren.

Wie lief die Beratung ab und auf was haben Sie sich mit Ihren Beschäftigten verständigt?

Zu Beginn des Prozesses wurde mit uns ein Konzept erarbeitet, wie sich Neuentwicklungen im Unternehmen einführen lassen. Gemeinsam mit unserem Prozessberater wurden zunächst Ziele und Maßnahmen definiert. Zur Umsetzung wurden Mitarbeitende schließlich in „Lab-Teams“ eingeteilt, bestehend aus vier bis fünf Personen. Innerhalb dieser Gruppen wurden Probleme und Lösungen behandelt, Aufgaben verteilt und Angebote eingeholt. Unsere Mitarbeitenden waren von Anfang an in die Entscheidungen eingebunden und konnten wichtige Änderungen in Gang setzen.

Können Sie schon Veränderungen bemerken, wurden bereits konkrete Ergebnisse erzielt?

Mithilfe des uWM plus Förderprogramms ist uns bereits während des Betreuungszeitraums die Digitalisierung der Personalorganisation gelungen. Die Schichtplanung, das Anlegen von Stammdaten, die Erfassung von Anwesen- und Abwesenheiten und die Kommunikation innerhalb des Teams werden seitdem über ein Verwaltungstool abgewickelt. Hierfür befinden sich in allen Filialen Tablets und es gibt eine kompatible Mobile App für unser Team. Außerdem wurde erfolgreich ein Webshop eingeführt und das Bestellverfahren sowohl für unsere Kund*innen als auch Mitarbeitenden standardisiert und automatisiert. Inzwischen konnten wir auch in der Buchhaltung Ergebnisse erzielen und die Prozesse digital transformieren.

Was glauben Sie, hat in Ihrem Unternehmen zum Erfolg der Beratung beigetragen?

Aufgrund des partizipativen Ansatzes des uWM plus Programms waren die Mitarbeitenden direkt eingebunden und fungierten als Expert*innen in ihrem jeweiligen Themengebiet. Die Übertragung von Verantwortung hat sich sowohl für unser Team als auch für die Entwicklung der Projekte als positiv herausgestellt. Durch den abteilungsübergreifenden und hierarchielosen Austausch wurden neue Akzente gesetzt und frische Ideen eingebracht. Wir arbeiten bis heute so bei Projekten und holen die gesamte Belegschaft an Bord. Für die Digitalisierung unserer Prozesse in der Personalorganisation waren wir auf der Suche nach einem geeigneten Personalverwaltungstool. Um die verschiedenen Anbieter der Tools rational bewerten und vergleichen zu können, wurde uns die Nutzwertanalyse zur Hand gelegt. Bei dieser Methodik werden komplexe Sachverhalte auf eine rationale Ebene heruntergebrochen und so zur Entscheidungshilfe. Die regelmäßigen Gespräche und Empfehlungen mit unserem Berater waren hier erfolgsentscheidend.

Dank des unternehmensWert:Mensch plus Programms ist uns in der Digitalisierung ein großer Schritt nach vorne gelungen. Tom & Sally´s kann jetzt daran anknüpfen und sich weiterhin gemeinsam mit dem gesamten Team den Herausforderungen des digitalen Wandels stellen.

Das Interview wurde geführt mit Alwine Priebe.