Wer ein Unternehmen erfolgreich führen will, benötigt qualifizierte Mitarbeiter*innen. Voraussetzung dafür ist eine vorausschauende und strategische Personalplanung – gerade auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Diese sollten Betriebe allerdings nicht erst dann entwickeln, wenn der Bedarf akut ist. Denn dann sind die Handlungsspielräume eng und der Erfolgsdruck groß. Mit einer strategischen Personalplanung können Sie vorausschauend handeln und entsprechende Weichen für das Unternehmen stellen. Die Planung ist keineswegs final. Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels, der Fachkräftesicherung und der Digitalisierung sollten Unternehmen ihre Personalplanung immer wieder hinterfragen und anpassen.
Was ist eine strategische Personalplanung?
Eine strategische Personalplanung besteht aus einer quantitativen und einer qualitativen Personalplanung. Die quantitative Personalplanung legt fest, wie viel Personal in Zukunft benötigt wird. Die qualitative Personalplanung beschreibt, über welche Kompetenzen, Erfahrungen und Qualifikationen Mitarbeiter*innen verfügen sollen. Indem der Ist-Zustand mit den aktuellen und den zukünftig voraussichtlich benötigten Ressourcen und Kompetenzen im Personal verglichen wird, werden mögliche Diskrepanzen sichtbar, auf die Sie gezielt reagieren können. Das bedeutet zum Beispiel, geeignete Nachwuchskräfte zu rekrutieren oder bestehende Mitarbeiter*innen weiterzubilden. Doch nicht nur das: Eine langfristige Planung schafft Sicherheit für die Mitarbeiter*innen. Das erhöht Zufriedenheit und Motivation und kann Fluktuation und Fehlzeiten senken.
Personalführung in KMU: Die fünf Schritte der strategischen Personalplanung
Die INQA-Handlungshilfe „Strategische Personalplanung leicht gemacht“ ist ein hilfreiches Instrument für die Personalführung. Sie enthält ein Fünf-Schritte-Verfahren, das Sie bei der Erstellung Ihres Personalplans unterstützt.
Was wollen Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen? Wie wollen Sie diese Ziele erreichen? Welche Entwicklungen sind zu berücksichtigen? Und welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Beschäftigten? Indem Sie die Fragen des „magischen Vierecks“ beantworten, können Sie Ihrer Unternehmensstrategie eine Struktur geben.
Maßnahmen, welche zu einer strukturierten Unternehmensstrategie führen, lassen sich aus den Antworten auf die Fragen, welches das "magische Viereck" bilden, ableiten:
1. Was wollen wir mit unserem Unternehmen erreichen?
2. Welche Entwicklungen und Veränderungen müssen wir dabei berücksichtigten?
3. Wie wollen wir unsere unternehmerischen Ziele erreichen?
4. Welche zukünftigen Anforderungen ergeben sich daraus für die Belegschaft?
Analysieren Sie Ihre derzeitige Belegschaft. Ordnen Sie hierfür Ihre Mitarbeiter*innen je nach Tätigkeitsprofil verschiedenen Jobgruppen zu. Untersuchen Sie anschließend die Anzahl und die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter*innen in den Gruppen, zum Beispiel mithilfe eines Kompetenztableaus. Das Tableau dient zur einfachen Beschreibung und Einschätzung der Qualifikationen Ihrer Belegschaft (siehe INQA-Handlungshilfe).
Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter*innen mit welchen Kompetenzen Sie in Zukunft benötigen. Schätzen Sie anhand der Jobgruppen, welche Bedeutung diese beispielsweise in drei Jahren haben werden und wie die Mitarbeiter*innen innerhalb der Gruppen weiterqualifiziert werden müssen.
Indem Sie Ist- und Soll-Zustand gegenüberstellen, sehen Sie, wo Ihre Belegschaft aktuell steht und welcher Handlungsbedarf sich daraus ergibt. Dabei sollten Sie auch die Altersstruktur in den Blick nehmen, um auf die natürliche Fluktuation in der Belegschaft reagieren zu können, zum Beispiel, wenn ein*e Mitarbeiter*in in den Ruhestand geht.
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse legen Sie schließlich fest, welche kurz-, mittel- und langfristigen Personalmaßnahmen notwendig sind. Hier kann es sinnvoll sein, Ihre Mitarbeiter*innen mit einzubeziehen. Wichtig ist, dass Ihre Maßnahmen am Ende auch Ihre betrieblichen Herausforderungen lösen – die aktuellen und die der kommenden Jahre.
Die 5 Schritte der strategischen Personalplanung: Strategie festlegen, Personalüberblick verschaffen, künftigen Personalbedarf bestimmen, Handlungsbedarf ermitteln, Maßnahmen planen
Bietet Orientierung: die INQA-Handlungshilfe „Strategische Personalplanung leicht gemacht“
Bei der strategischen Personalplanung müssen Sie das Rad nicht neu erfinden oder sich alles allein erarbeiten. Gerade für kleine Unternehmen kann es ermutigend sein zu wissen, dass es bereits viel Erfahrung, Netzwerke und Unterstützung rund um die Themen Personalführung und strategische Personalplanung gibt. Die INQA-Handlungshilfe „Strategische Personalplanung leicht gemacht“ enthält neben einer ausführlichen Erläuterung der fünf Schritte Checklisten, zahlreiche Beispiele aus der Praxis sowie Tipps und Anlaufstellen zur Vernetzung.