Die Dresdner Steuerberatungsgesellschaft Cintinus stützt ihr breites Angebot auf drei Säulen: Neben klassischer Steuerberatung bietet das zwölfköpfige Team auch Gestaltungsberatung etwa bei Umstrukturierungs- oder Erweiterungsprozessen sowie Wirtschaftsprüfung an. Dabei ist der Name Cintinus - Lateinisch für Nachhaltigkeit - Programm: Die Kanzlei setzt auf langfristige Lösungen und zukunftsorientiertes Handeln. Mit diesem Konzept hat sich die Cintinus einen breiten Mandantenstamm aufgebaut. Unternehmen und Betriebe aus Handel, Industrie, Dienstleistung und Handwerk werden ebenso von der Steuerberatungsgesellschaft betreut wie Forschungseinrichtungen und gemeinnützigen Stiftungen. Die Kanzlei hat den Beratungsprozess uWM plus im September 2021 abgeschlossen.
Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich in Ihrem Unternehmen konfrontiert?
Die zunehmende Digitalisierung führt auch bei uns Steuerberater*innen zu tiefgreifenden Veränderungen: Die Kanzlei der Zukunft arbeitet papierlos, Post wird sofort gescannt, der Zugriff auf Belege erfolgt digital ebenso wie die Datenübergabe zwischen Mandant*innen, Steuerberater*innen und Finanzamt. Dadurch verändern sich unsere Arbeitsprozesse innerhalb der Kanzlei und die Kommunikation mit unseren Mandanten. Gleichzeitig wandeln sich aber auch die Inhalte unserer Arbeit. Wenn ein Großteil unseres Geschäftes digital erledigt wird, sind wir verstärkt als Berater gefordert. Wir müssen aus den Daten lernen und unseren Kund*innen zeigen, wo und wie sie ihr Geschäft verbessern können. Uns war klar: Um mit diesen enormen Veränderungen Schritt zu halten und auch konkurrenzfähig zu bleiben, brauchen wir Unterstützung beim beim Prozess der Digitalisierung – die haben wir durch uWM plus bekommen.
Wie lief die Beratung ab und worauf haben Sie sich mit Ihren Beschäftigten verständigt?
Der erste wichtige Schritt war, uns als Team aufzustellen, gemeinsame Spielregeln und Vorgehensweisen festzulegen. Anschließend haben wir im Rahmen einer Bestandsaufnahme viele Fragen geklärt und Herausforderungen definiert: Welche technischen Erweiterungen brauchen wir, um die Zusammenarbeit unter den Kolleg*innen sowie mit den Mandant*innen zu verbessern und uns neue digitale Leistungsangebote zu erschließen? Wie gelingt es, medienbruchfrei zu arbeiten und wo brauchen wir als Mitarbeiter*innen noch mehr Anleitung? Unter dem Motto „Mein digitaler Arbeitsplatz“ haben wir schließlich konkrete Anwendungen getestet und erlernt.
Können Sie schon Veränderungen bemerken, wurden bereits konkrete Ergebnisse erzielt?
Wir haben als digitale Kanzlei einen großen Schritt nach vorne gemacht: Konkret wurden zum Beispiel Tablets sowie Ultrabooks als Arbeitsmittel eingeführt, der elektronische Bankabruf bei Mandant*innen erweitert sowie elektronische Rechnungen und Mahnungen, vorausgefüllte Steuererklärungen und ein digitales Mustermandat eingerichtet. Die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf Daten zugreifen zu können, hat sich gerade in Zeiten der Corona-Pandemie und der regelmäßigen Arbeit im Homeoffice sehr ausgezahlt. Und wir sind mit den digitalen, papierlosen Arbeitsprozessen nun so gut vertraut, dass wir das Know-how auch an unsere Mandant*innen weitergeben und sie auf dem Weg in die Digitalisierung beraten können.
Was glauben Sie hat in Ihrem Unternehmen zum Erfolg der Beratung beigetragen?
Wichtig war, dass wir alle Kolleginn*innen miteinbezogen haben und als Team zusammengewachsen sind. Dazu gehörte auch, erzielte Ergebnisse richtig zu bewerten, und anzuerkennen, was jeder und jede Einzelne leistet. Hilfreich war es sicherlich, die Digitalisierung als wichtige Chance zu begreifen. Mit unserem Namen „Cintinus“ haben wir uns ja das Thema Nachhaltigkeit auf die Fahnen geschrieben. Und wir sehen, dass digitale Technologien in vielen Bereichen für mehr Nachhaltigkeit sorgen, nicht nur in unserer Kanzlei. Wir können nun auch unsere Mandant*innen dazu umfassender beraten. Insofern betrachten wir die Begleitung durch uWM plus als einen gelungenen Auftakt für weiterführende Digitalisierungsprozesse unserer Kanzlei.
Das Interview wurde geführt mit Hana Smola Schaffer, Geschäftsführerin der Cintinus Steuerberatungsgesellschaft.