Sie haben jahrzehntelange Erfahrung im Malerhandwerk, haben erfolgreich mit Architekt*innen und Kund*innen verhandelt und Teams geführt: Die älteren Mitarbeitenden der Karl Eck GmbH in Heidelberg prägen das Unternehmen bis heute. Doch was passiert, wenn diese Expert*innen nach und nach in den Ruhestand gehen und ihr wertvolles Wissen mitnehmen? „Mir wurde klar, dass wir dringend eine Lösung brauchen, wie wir dieses Wissen bewahren können. Andernfalls würden wir ein großes Problem bekommen“, erinnert sich Sebastian Eck, der das Unternehmen mit knapp 40 Mitarbeiter*innen in vierter Generation führt.
Wissensverlust und Digitalisierungsbedarf
„Gleichzeitig wollten wir den Arbeitsalltag digitalisieren, um effizienter zu werden. Aber im Tagesgeschäft fehlte mir einfach die Zeit, mich diesen wichtigen Zukunftsthemen zu widmen", so der Geschäftsführer. Konkret bedeutete das, dass wichtige Informationen über Materialien, Techniken und Ansprechpartner bisher oft nur mündlich weitergegeben wurden. Der Renteneintritt vieler erfahrener Mitarbeiter*innen hatte in der Vergangenheit bereits zu einem Wissensverlust geführt: Beschäftigte mussten sich bei Problemen mit Farbspritzgeräten oder anderen Werkzeugen mühsam durchfragen, um den richtigen Ansprechpartner zu finden. Auch der Zugriff auf wichtige Dokumente und Arbeitsanweisungen war umständlich und dezentral. Diese beiden Herausforderungen – Wissenstransfer und Digitalisierung – wollten Sebastian Eck und sein Team mit INQA-Coaching anpacken.
Digitaler Kickstart: Gemeinsam zur Lösung
In den digitalen Coaching-Runden erarbeiteten die Meister*innen und technischen Leiter*innen gemeinsam mit dem Coach verschiedene Lösungsansätze und tauschten sich über persönliche Wünsche für den Betrieb und Probleme im Arbeitsalltag aus. „Wir haben viel diskutiert und sind dann gemeinsam mit unserem Coach recht schnell zu Ergebnissen gekommen. Ich war überrascht, wie offen alle für die anstehenden Veränderungen waren", berichtet Eck. Nicht nur die Geschäftsführung und die Meister*innen, sondern die gesamte Belegschaft stand hinter den Ergebnissen des Coachings.
Wissenstransfer und Intranet
Im Rahmen des Coachings wurden drei konkrete Maßnahmen umgesetzt: Ein neues Intranet, auf das alle Mitarbeiter*innen auch von unterwegs mit ihren Diensthandys zugreifen können. Dort finden sie Anleitungen für Maschinen, standardisierte Arbeitsabläufe und wichtige Kontakte gebündelt auf einer Plattform.
Eine weitere Lösung sind die Videointerviews mit älteren Beschäftigten. Mitarbeiter*innen, die kurz vor dem Ruhestand stehen, beantworten Fragen zu ihren jeweiligen Fachgebieten. Die Gespräche werden aufgezeichnet, im Intranet gespeichert und mit KI transkribiert. Dort sind sie für alle Mitarbeiter*innen jederzeit verfügbar.
„So bleibt uns alles erhalten, von den richtigen Arbeitsabläufen bis hin zu wertvollen Erfahrungen im Umgang mit Bauleiter*innen und Architekt*innen", erklärt Sebastian Eck. Das Coaching war dafür ein wichtiger Anstoß. Das Intranet weiter aufzubauen und Tutorial-Videos zu erstellen ist ein längerer Prozess.
Zufriedenheit als Fundament
Im Zuge des Coachings hat der Malermeister gemeinsam mit seinem Team als dritte Maßnahme ein neues Feedback-System eingeführt: Anhand von Fragebögen kann die Belegschaft, positive und negative Erfahrungen sowie Entwicklungswünsche kommunizieren. Damit behält die Geschäftsführung die Bedürfnisse des gesamten Teams im Blick. So fühlen sich alle Mitarbeiter*innen, von den Auszubildenden bis zu den Meister*innen, wertgeschätzt.
Das Unternehmen Maler Eck hat durch das INQA-Coaching einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Zukunft gemacht. Die Vernetzung über das Intranet erleichtert die Kommunikation, beschleunigt Prozesse und sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsalltag. Gleichzeitig hat das Unternehmen einen Weg gefunden, das wertvolle Erfahrungswissen der Mitarbeitenden für die Zukunft zu sichern und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle mit ihren Stärken einbringen können.