Noch verschickt Pflegedienst-Inhaberin Gabriele Jahnke packenweise Abrechnungsbelege in Papierform an die Krankenkassen. Die Daten der Patienten sind in A4-Ringordnern abgeheftet: Diagnosen, gesundheitliche Verfassung und Entlassungspapiere aus dem Krankenhaus. Doch die Umstellung des Datenerfassungs- und Abrechnungssystem von analog auf digital ist in Sicht.

Gemeinsam mit einem INQA-Coach hat das familiengeführte Unternehmen aus Neuenhaus in Niedersachsen dafür die Weichen gestellt. Als vor vier Jahren eine Betriebserweiterung anstand und das Personal von 18 auf 43 Mitarbeitende aufgestockt wurde, war schnell klar, dass das Unternehmen eine längerfristige Beratung braucht. Digitalisierung war dabei nur eines von mehreren zentralen Themen. Denn mehr Personal brachte auch eine neue Teamaufteilung mit sich. Außerdem sollte der Sohn von Gabriele Jahnke Schritt für Schritt das operative Geschäft übernehmen. Mehr Führungskompetenz, mehr Struktur und auch eine neue Bereitschaftslösung bei Krankheitsausfällen mussten her. „Wie führe ich? Das war eine der zentralen Fragen, vor allem für die, die auf einmal Personalverantwortung hatten“, erinnert sich Gabriele Jahnke an die Treffen mit dem zertifizierten Berater. Auch für ihren Sohn Bruno Zwick eine wichtige Frage, der gerade erst die Führung eines der Pflege-Teams übernommen hatte.

Sich coachen lassen heißt zu reflektieren

Alle zwei Monate traf sich das sechsköpfige Projektteam mit dem Coach, oft auch außerhalb der eigenen Büroräume, um eine freiere Atmosphäre zu schaffen. Dabei wurden offen die wiederkehrenden Probleme reflektiert, die das Führungsteam hatte. Zum Beispiel fiel auf, dass sie eine höhere Personal-Fluktuation als noch vor wenigen Jahren hatten oder, dass die neuen Teamleads Probleme mit anlassbezogenen Gesprächen hatten, zum Beispiel bei Konflikten im Team. „Denn ganz schnell entstand dabei diese Dynamik: Ich habe eine Anschuldigung, der andere fühlt sich angegriffen. Das aufzulösen und zu erklären, warum das, was geschehen ist, Folgen auf der persönlichen, betrieblichen und monetären Ebene hat, ist sehr wichtig. Nur dann kann eine Verhaltensänderung bei den Mitarbeitenden gelingen“, resümiert Gabriele Jahnke.

Mit agilen Methoden entwickelte das Projektteam einen passgenauen Leitfaden für die Feedbackgespräche, die künftig auch mehr Wertschätzung vermitteln sollten. Der Leitfaden bietet den neuen Führungskräften eine klare Struktur, an der sie sich orientieren können. Gabriele Jahnke hat in ihrer beruflichen Laufbahn schon viele solcher Gespräche geführt, aber auch ihr fielen sie mit dem Leitfaden wesentlich leichter.

Neue Bereitschaftslösung, mehr Wertschätzung

Vor dem Coaching war es eine große Herausforderung, wenn Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfielen. Bisher wurden nacheinander alle Pflegekräfte angerufen, auch wenn sie eigentlich frei hatten. Eine große Belastung für alle. In den Teamrunden mit den Mitarbeitenden wurden verschiedene Vorschläge und Ideen zusammengetragen, welche Art von Notfallkette am ehesten zum Pflegedienst Jahnke passt. Auch hierfür wurde ein Leitfaden entwickelt. „Wir geraten nun nicht mehr in Panik, sondern haben eine Strategie. Wir rufen nur noch die zwei Pflegekräfte an, die an dem Tag Bereitschaft haben. Das nimmt ganz viel Stress bei der Führung und bei den Teammitgliedern heraus”, so Jahnke. Die Termine bei den Pflegenden würden priorisiert und ausgefallene Termine später nachgeholt. Klar sei jedenfalls: Personelle Ausfälle dürfen nicht zu Mehrbelastung bei den anderen führen. Auch ein wichtiges Signal der Wertschätzung ans gesamte Team, so Gabriele Jahnke.

Zeit, um Lösungen zu finden

Das Coaching half dabei, Störfaktoren im Arbeitsalltag sichtbar zu machen und Lösungswege zu finden. Auch übergeordnete Fragen hatten endlich Platz. Beispielsweise, wie die Teams ein Bewusstsein füreinander schaffen können und alle an einem Strang ziehen.

In wenigen Wochen werden die Pflegenden vor Ort auf einem Tablet ihre Arbeitsschritte und die gesundheitliche Verfassung der Patient*innen dokumentieren. Die eingegebenen Daten sollen direkt mit dem digitalen Abrechnungstool verknüpft sein, das die geleisteten Pflegestunden erfasst und direkt die Rechnungen erstellt. Die Aktualisierung der 120 Patient*innendaten soll mit demselben Tool erfolgen. Durch die Digitalisierung der verwaltenden und dokumentarischen Aufgaben wird den Pflegekräften mehr Zeit für den Menschen bleiben. Dank INQA-Coaching ist die Jahnke Pflegedienst nun gut für die Zukunft aufgestellt. Bruno Zwick, der Sohn von Gabriele Jahnke, hat das operative Geschäft inzwischen komplett übernommen. Die Gründerin des Jahnke Pflegedienstes GmbHist nur noch beratend tätig und kann sich guten Gewissens aus dem Betrieb zurückziehen.