„INQA-Coaching hat uns völlig überrascht und unser Unternehmen in vielen Bereichen verbessert!“ Wenn Simon Knape, Geschäftsführer der Alurit GmbH aus Troisdorf bei Siegburg, über das Beratungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spricht, ist die Begeisterung spürbar. Denn dem Betrieb mit seinen 14 Mitarbeitenden ist mit INQA-Coaching Grundlegendes gelungen: wichtige Geschäftsprozesse zu optimieren, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern und letztlich den Umsatz zu steigern und neue Mitarbeitende einstellen zu können.

Bei INQA-Coaching finden KMU in einem mehrmonatigen agilen Beratungsprozess individuelle Lösungen, um sich im Zeitalter der Digitalisierung zukunftsfest aufzustellen.

Viele Aufgaben und wiederkehrende Überlastung: Potenziale für mehr Effizienz

Geschäftsführer Knape erfuhr auf einem Infoabend der örtlichen Wirtschaftsförderung zum Thema „Digitalisierung des Vertriebs“ von INQA-Coaching. „Mir wurde klar, dass wir in Sachen Digitalisierung noch viel Luft nach oben haben. Besonders bei den Insellösungen in unserer IT, die uns an einem effizienten Arbeiten gehindert haben.“ Das konkrete Problem: die Effizienz bei der Bearbeitung von Kundenanfragen. Die Alurit GmbH verkauft individualisierte Fensterbänke und Kantprofile, die auftragsbezogen produziert werden. Für die Beschäftigten bedeutete es einen hohen Aufwand, die Vielzahl an Kundenanfragen zu bewältigen und individuell zu kalkulieren. Weil verschiedene Anwendungen für die Angebotserstellung und Kundenauftragsbearbeitung nicht vernetzt waren, kam es regelmäßig zu Doppelarbeit, Überlastung und Überstunden.

IT-Lösungen gesucht, Prozessoptimierung bekommen

Hier sollte das INQA-Coaching ansetzen und für Optimierung sorgen. „Wir dachten, wir müssten nur unser IT-Problem lösen. Wir haben aber schnell erkannt, dass wir an ganz andere Stellschrauben ranmüssen: an unsere Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse“, erklärt Knape. Im Coaching stellte sich das Unternehmen grundlegende Fragen: Was tun die Mitarbeitenden konkret jeden Tag? Welche Aufgaben haben sie? Auf diese Weise konnten die Beschäftigten erstmals verstehen, was sie im Arbeitsalltag wirklich Zeit kostet und belastet – und Verbesserungen entwickeln.

Eine der wichtigsten Veränderungen durch das INQA-Coaching war deshalb die strengere Sortierung der eingehenden Angebotsanfragen. „Wir prüfen heute genauer: Ist das der richtige Kunde für uns? Können wir anbieten, was er sucht? Das heißt, wir sortieren schneller aus und konzentrieren uns auf die Kunden, zu denen wir wirklich passen. So sparen wir Zeit und Ressourcen, die wir in bestehende Kunden investieren können“, so Knape.

Auch für das IT-Problem fand das Unternehmen eine Lösung, allerdings anders als gedacht: „Am Anfang stellten wir uns eine große automatisierte Lösung vor. Dann aber haben wir festgestellt, dass wir nicht alles neu machen, sondern unsere bestehende Software einfach anpassen müssen“, berichtet Knape. So wurde die Nutzeroberfläche vereinfacht. Welche Funktionen es braucht, haben die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit dem Tool arbeiten, gemeinsam festgelegt. Knape: „Das ist eine Kernerkenntnis: Das INQA-Coaching hat unsere Mitarbeitenden befähigt, ihren Arbeitsplatz selbst zu gestalten. Sie haben gelernt, mehr Verantwortung zu übernehmen und im Team nach besseren Lösungen zu suchen. Sie denken jetzt häufiger über ihren eigenen Arbeitsbereich hinaus.“

INQA-Coaching verlangt ein Commitment vom Unternehmen

Eine Lernkurve war es auch für Geschäftsführer Knape: „Ich musste die Zügel loslassen und meinen Mitarbeitenden Raum für Entwicklungen zugestehen. Unser INQA-Coach hat dabei eine gute Vermittlerrolle zwischen Geschäftsführung und Belegschaft eingenommen. Er hat geholfen, den Beschäftigten die nötige Zeit für den Prozess zu geben.“ Knape betont dabei, dass ein INQA-Coaching ein Commitment des Unternehmens erfordere. Besonders die Startphase sei zeitaufwändig mit längeren Meetings und der Notwendigkeit, die Methoden zu lernen und die Beschäftigten mitzunehmen. Zeit, die nicht aufs Tagesgeschäft einzahlt. Das Unternehmen legte das Coaching daher bewusst in einen Zeitraum mit weniger Aufträgen. "Das würde ich auch anderen Unternehmen mitgeben: Sehen Sie das INQA-Coaching als Investition, die sich um das Vielfache auszahlt", so Knape.

Fazit: mit einem neuen Mindset und agilen Methoden in die Zukunft

Dass die Kosten weitgehend übernommen werden, macht das Programm dabei durchaus attraktiv. „So ein Coaching ist gerade für wachsende Unternehmen eine große Investition. Durch die Förderung wurde die Risikoschwelle, es auszuprobieren, deutlich gesenkt. Ich kann nur sagen: Wir sind hellauf begeistert. Es war eine tolle Erfahrung, von der wir noch heute zehren.“ Denn das Mindset und die Methoden, die die Mitarbeitenden im INQA-Coaching-Prozess erlernt haben, nimmt das Unternehmen in die Zukunft mit. Den agilen Arbeitsansatz hat der Betrieb bereits bei anderen Projekten eingeführt. Insgesamt konnte die Alurit GmbH dank INQA-Coaching wachsen. Im Lager wurden zwei neue Arbeitsplätze geschaffen, ein weiterer Außenarbeitsplatz bei der Lebenshilfe ist in Planung. So bewirkt das Unternehmen auch vor Ort Gutes.