Um in Zeiten der Coronavirus-Pandemie die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen, steigen derzeit viele Unternehmen auf Homeoffice um. Sitzungen werden durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt, Workshops in virtuelle Räume verlegt. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) gibt in einem aktuellen Dossier Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Homeoffice und lässt renommierte Expert*innen zu Wort kommen – von Fragen der Arbeitsorganisation über technische Sicherheit bis hin zu Kommunikation und Führung.
Unsicherheit bei Unternehmen und Beschäftigten
Die momentane Situation lässt vielen Unternehmen keine Wahl: Wo Homeoffice noch vor kurzer Zeit nur von wenigen regelmäßig genutzt wurde, schickt man nun die Mitarbeiter*innen wo immer möglich nach Hause, um sie vor einer Ansteckung mit Covid-19 zu schützen. Doch häufig herrscht hier Unsicherheit bei Unternehmen und Beschäftigten.
Besondere Verantwortung für Führungskräfte
Björn Böhning, Staatssekretär im Bundesministerium für Arbeit und Soziales: „Damit Teamstrukturen und Arbeitsabläufe auch in der Krise gut funktionieren kommt es nun darauf an, bei der Arbeitsorganisation in hohem Maße innovativ und pragmatisch zugleich zu sein. Die notwendigen technischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein oder schnell geschaffen werden. Auch Beschäftigten, denen entsprechende technische Möglichkeiten im Moment nicht zur Verfügung stehen, sollte die digitale Infrastruktur bereitgestellt werden. Bei der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens kommt den Führungskräften eine besondere Verantwortung zu. Sie müssen klar und umfassend informieren, kommunizieren und Regeln für die Arbeit im Homeoffice festlegen. Dabei müssen sie die Beschäftigten im Blick behalten und auf Belastungen schnell reagieren.“
Wichtigkeit von Sicherheitsvorgaben im IT-Bereich
Arne Schönbohm, Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), fordert daher Mitarbeiter*innen dazu auf, aktiv auf Vorgesetzte zuzugehen: „Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, Ihren Arbeitgeber auf Homeoffice-Schulungen anzusprechen, die es aktuell vielfach online abrufbar gibt. Jetzt ist die richtige Zeit, um sich für heute und morgen auf ein sicheres Arbeiten im Homeoffice vorzubereiten.“ Zudem betont Schönbohm die Wichtigkeit von Schutzmaßnahmen und Sicherheitsvorgaben im IT-Bereich: „Generell muss sichergestellt sein, dass gängige Schutzmaßnahmen wie Aktualisierung von Software und Betriebssystem, ein aktuelles Antiviren-Programm und eine Firewall auch am Telearbeitsrechner vorgenommen bzw. eingerichtet werden. Auch Netzwerk bzw. der Router im Homeoffice sollten abgesichert werden.“
Abschied von der Präsenzkultur
Prof. Dr. Jutta Rump, INQA-Botschafterin und Expertin für Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen, unterstreicht die Wichtigkeit einer neuen Kultur des Vertrauens in Betrieben, damit Homeoffice funktioniert: „Jetzt ist es an der Zeit, sich von der Präsenzkultur zu verabschieden.“ Unerlässlich dafür sei, wertschätzend mit den Beschäftigten zu kommunizieren und grundsätzliche Fragen der Zusammenarbeit so schnell wie möglich zu beantworten. „Sind solche Fragen nicht geklärt, nutzt die beste Technik nichts.“ Auch berge der Wegfall des persönlichen Austauschs Risiken für die Zusammenarbeit im Team. So falle bei Telefonkonferenzen und E-Mails Mimik und Gestik weg, es komme schneller zu Missverständnissen und Verstimmungen bei den Beschäftigten. „Führungskräfte sollten die Chance nutzen, an ihren emotionalen Kompetenzen zu arbeiten und verstärkt ein offenes Ohr für die Kolleginnen und Kollegen zu haben“, erklärt Rump.
Virtueller Roundtable der INQA-Experimentierräume
Wie Unternehmen und Beschäftigte Homeoffice erfolgreich gestalten können, ist auch Thema beim virtuellen Roundtable der INQA-Experimentierräume am 03. April 2020 um 10 Uhr. In der einstündigen Webkonferenz berichtet die Deutsche Kreditbank AG von ihren Erfahrungen mit zeit- und ortsflexiblem Arbeiten im Rahmen des unternehmensinternen Experimentierraums „FlexWork“.
Über INQA
Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) bietet konkrete Beratungs- und Informationsangebote für Betriebe, Verwaltungen sowie vielfältige Austauschmöglichkeiten in zahlreichen Unternehmens- und Branchennetzwerken. Gute und attraktive Arbeitsbedingungen sind essenziell für innovative und erfolgreiche Unternehmen. Dafür engagiert sich seit 2002 die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ins Leben gerufene Initiative.