Arbeitgeber*innen haben in den letzten Jahren gemerkt: Mitarbeiter*innen müssen nicht unbedingt anwesend sein, um gute Arbeit zu leisten. Diese Erkenntnis kommt bei vielen Beschäftigten gut an. Denn in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wünschen sie sich mehr räumliche Flexibilität, um Beruf und Privatleben besser vereinbaren zu können.
Homeoffice und mobile Arbeit bringen aber auch Herausforderungen mit sich. Viele Beschäftigte vermissen den persönlichen Austausch im Büro. Manche fühlen sich zu Hause abgelenkt, während es anderen schwerfällt, Pausenzeiten und den Feierabend einzuhalten. Wie also könnte ein Büro in Zukunft, das den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird, aussehen? Ein Bürokonzept, das den Wunsch nach Flexibilität und das Bedürfnis nach gegenseitigem Austausch miteinander verbindet, könnte die Lösung sein. Der Softwarekonzern Microsoft Deutschland hat mit seinem „Smart Workspace“ einen Weg gefunden, an dem sich die Arbeitswelt orientieren kann.
„Smart Workspace“: So sieht das Büro der Zukunft bei Microsoft aus
Den ersten Schritt in Richtung flexible Arbeitsgestaltung hat Microsoft Deutschland bereits im Jahr 2014 mit einer Betriebsvereinbarung zum Vertrauensarbeitsort gewagt. Mit dem Umzug des Unternehmens nach München-Schwabing 2016 löste Microsoft dann auch alte und vor allem starre Bürostrukturen auf. Mitarbeiter*innen, die nicht zu Hause oder von unterwegs arbeiten, können in dem neuen Bürokomplex ihren Arbeitsplatz frei wählen. Persönliche Arbeitsplätze gibt es nicht mehr. Insgesamt stehen vier Arbeitsbereiche zur Auswahl:
Die „Accomplish-Zone“ ist ebenfalls eine leise Zone mit Schreibtischen, kleinen Trennwänden und technischer Ausstattung. Mitarbeiter*innen können die Zone beispielsweise zum Abarbeiten von E-Mails nutzen.
Auch ohne festen Arbeitsplatz schafft Microsoft Raum für Persönliches
Das Unternehmen hat nicht nur die Bürofläche, sondern auch die dazugehörige Infrastruktur auf den Prüfstand gestellt. Festnetztelefone gehören inzwischen der Vergangenheit an. Stattdessen kommunizieren die Mitarbeiter*innen über Smartphones und Notebooks und nutzen Messagingdienste und Interaktionsplattformen. Trotz hybrider Arbeit bietet Microsoft nach wie vor Raum für persönliche Details: Die Beschäftigten können Schließfächer und Teamregale individuell gestalten, das klassische Familienfoto findet sich nun auf dem Laptop statt auf dem Schreibtisch.
Erfolg durch interne Kommunikation und externe Begleitung
Entscheidend für das Gelingen des modernen Bürokonzepts war die konsequente Einbindung der Mitarbeiter*innen. Microsoft entwickelte das Vorgehen in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat und den Mitarbeitenden. Um möglichst viele Beschäftigte zu erreichen, setzte das Unternehmen sogenannte „Change-Agents“ ein – Mitarbeiter*innen, die Themen der Umstrukturierung in die jeweiligen Teams trugen und dort Feedback aufnahmen. Darüber hinaus holte sich Microsoft externe Unterstützung beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart. Das New Work-Konzept wurde in enger Zusammenarbeit entwickelt, was spannende und wichtige Impulse in das Unternehmen brachte.