Die Möglichkeit, ortsunabhängig und zeitflexibel zu arbeiten, bietet oft eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Nicht mehr täglich zur Arbeit zu pendeln, spart Zeit und eröffnet eine breitere Palette an möglichen Arbeitgeber*innen. Auch wenn viele Beschäftigte mit dieser Arbeitsweise bereits seit einigen Jahren vertraut sind, lohnt es sich, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Zehn Tipps für erfolgreiches hybrides Arbeiten
Auch wenn es banal klingt, ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist wichtig, um einen erfolgreichen Job zu machen. Für gute Rahmenbedingungen sind in der Regel Arbeitgeber*innen zuständig, vor allem in Hinblick auf technische Ausstattung, ergonomische Anforderungen und Gesundheitsschutz. Wie im Büro oder bei einem fest eingerichteten Schreibtisch zu Hause (Telearbeit) gelten auch beim mobilen Arbeiten die Regeln des Arbeitsschutzes. Überprüfen Sie dabei selbst, ob die Ausstattung passt. Ihnen fehlt etwas? Fragen Sie bei der IT oder Ihrer Führungskraft nach. Checklisten können Sie dabei unterstützen. Sie würden lieber in einem professionellen Umfeld arbeiten, aber der Unternehmensstandort ist zu weit weg oder alle arbeiten mobil? Fragen Sie nach, ob auch ein Arbeitsplatz in einem Coworking-Space möglich ist.
Wenn Arbeitsorte und Zeiten wechseln, sind Struktur und Routinen umso wichtiger. Die tägliche Fahrt zur Arbeit mit dem Rad macht Sie wach? Dann behalten Sie das Ritual bei, sich morgens an der frischen Luft zu bewegen – egal wo Sie arbeiten. Sie legen Wert auf ein gutes Outfit im Büro? Dann können Sie sich auch bei mobiler Arbeit gut kleiden. Das wirkt unterstützend, um sich in den Arbeitsmodus einzustimmen.
Setzen Sie sich am Morgen bzw. am Anfang der Woche Tages- und Wochenziele. Tragen Sie sich Blocker im Kalender ein, damit Sie ausreichend lange Zeiträume haben, in denen Sie nicht gestört werden und effektiv Ihre Aufgaben abarbeiten können. Sie müssen i.d.R. nicht ständig verfügbar sein und sofort auf alles reagieren – sei es bei privaten als auch in Teamchats. Deaktivieren Sie nach Möglichkeit Benachrichtigungen für diesen Zeitraum.
In einer stark vernetzten Welt ist es schwieriger den Fokus zu halten. Hierbei kann die Pomodoro-Technik helfen – eine Methode des Zeitmanagements. Zunächst definieren Sie dabei, was Sie erledigen möchten. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten. Konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt. Danach erfassen Sie, was Sie erledigt haben und machen eine fünfminütige Pause. Wenn Sie vier Pomodori am Stück erledigt haben, legen Sie eine längere Erholungspause von 15 bis 30 Minuten ein. Dadurch bleiben Sie bei einem Thema und können es abschließen.
Digitale Planungstools werden immer beliebter: Sie erinnern an Abgabefristen, priorisieren Aufgaben, sind übersichtlicher als handschriftliche Notizen und können mit Kolleg*innen gemeinsam genutzt werden. So werden Übergaben und Absprachen erleichtert. Oftmals sind sie in übliche Kollaborationstools integriert – regen Sie im Team dazu an, die Planungsfunktion zu nutzen. Gerade in hybrid arbeitenden Teams, sollte der Informationsfluss passen. Schöpfen Sie daher die Möglichkeit der Software voll aus und teilen Sie die Dateien, um darin gemeinsam mit Kolleg*innen zu arbeiten – anstatt Dokumente per E-Mail hin und herzuschicken. Das ist effektiver und transparent für alle.
Sagen Sie Ihren Kolleg*innen Bescheid, wann Sie arbeiten, in die Pause gehen und Feierabend machen – so wie Sie es auch tun würden, wenn alle vor Ort wären. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Im Idealfall verständigt sich das Team auf eine einheitliche Hybrid-Etikette: Erreichbarkeiten können z. B. im Status hinterlegt werden. Bei hybriden Konferenzen sollte keine Informationskluft entstehen für Mitarbeitende, die nicht vor Ort sind, weil der Ton schlecht ist oder sie Gesten und Mimik nicht mitbekommen. Darauf sollten beide Seiten achten. Sie haben etwas nicht verstanden? Scheuen Sie sich nicht nachzufragen.
Walk and talk: Führen Sie Termine, die nicht unbedingt mit Video stattfinden müssen, per Telefon. Gehen Sie dabei eine Runde an der frischen Luft spazieren. Legen Sie mehrere kleine Pausen im Verlauf des Tages ein. Untersuchungen haben gezeigt, dass Kurzpausen die Leistung um durchschnittlich fünf Prozent steigern. Sie können auch hybrid mit Ihren Kolleg*innen eine Kurzmeditation in der Mittagspause einlegen. Diese kann abwechselnd von den Teammitgliedern angeleitet werden. Alternativ können Sie auch eine Meditations-App nutzen.
Ihnen fehlt das Gespräch an der Kaffeemaschine? Etablieren Sie mit anderen Kolleg*innen eine feste digitale Kaffeepause. Oder wie wäre es mit einem Spiele-Meeting, wie z. B. einen Throwback-Donnerstag, bei dem alle ein altes Foto mitbringen oder gemeinsam ein Quiz spielen? Regen Sie dazu an, das kann ihr das Zugehörigkeitsgefühl stärken. Planen Sie regelmäßig Tage ein, an denen Sie im Unternehmen arbeiten. Auch wenn Sie eine weitere Anreise haben sollten: die Kolleg*innen oder Ihre Führungskraft außerhalb des Bildschirms zu sehen, sorgt für mehr Bindung.
Es kann sehr belastend sein, mehrfach am Tag zwischen beruflichen und privaten Tätigkeiten zu wechseln. Damit die Grenzen hierbei nicht verwischen, setzen Sie sich einen festen Feierabendtermin – sowohl vor Ort als auch zu Hause. Achten Sie auf die Einhaltung der gesetzlich vorgesehenen Ruhezeit von elf Stunden. Wenn Sie krank sind, sollten Sie nicht noch „ein bisschen“ von zu Hause weiterarbeiten, sondern sich krankmelden.
Mit dem Proximity Bias ist gemeint, dass Führungskräfte, anwesende Mitarbeitende bevorzugen. Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Leistung zählt und nicht die Menge der Tage, die Sie vor Ort verbringen. Studien zeigen, dass Führungskräfte sich zunehmend einer möglichen Voreingenommenheit bewusstwerden und stärker darauf achten, gleiche Chancen zu gewährleisten. Falls Sie sich deswegen unsicher sind, werden Sie aktiv und sprechen Sie Ihre Führungskraft darauf an. Sie können auch wöchentliche Check-ins vorschlagen – kurze Gespräche, bei denen Sie sich gegenseitig Feedback geben. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu klären und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Vorteile hybrider Arbeit richtig nutzen
Hybrides Arbeiten bedeutet für Beschäftigte ein freieres, inspirierendes Arbeitsumfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten. Es heißt jedoch auch, dass Sie sich selbst gut managen müssen, um zusätzlichen Stress oder Work-Life-Blending zu vermeiden. Eine strukturierte, transparente und effiziente Arbeitsweise ist hierbei besonders gefragt, damit die Zusammenarbeit gut gelingt und Sie die Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells voll ausschöpfen können.