Sie haben neue Mitarbeitende für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation gewonnen? Hervorragend! Jetzt geht es darum, ein professionelles Onboarding zu gestalten. Denn ein gelungener Jobeinstieg ist essenziell, damit diese gut im Betrieb ankommen, motiviert sind und der Grundstein für eine nachhaltige Zusammenarbeit und Bindung ans Unternehmen gelegt wird.
Eine besondere Herausforderung beim Onboarding sind hybride Arbeitsmodelle, bei der Beschäftigte Präsenzarbeit (z. B. im Büro) mit ortsunabhängigem, mobilem Arbeiten kombinieren (z. B. im Homeoffice, von unterwegs, in Coworking Spaces oder vor Ort bei Kund*innen).
Mit diesem Kurzcheck behalten Sie stets den Überblick über die wichtigsten Schritte beim Onboarding – unter Berücksichtigung der besonderen Umstände hybrider Arbeit. Auf unserer Website www.inqa.de finden Sie darüber hinaus weitere Tipps zu den Bereichen Führung, Diversity, Gesundheit und Kompetenz.
Die im Kurzcheck dargestellten Prozesse können je nach Branche und Region länger ausfallen oder auch mehr Vorlaufzeit brauchen. Es handelt sich hierbei lediglich um Richtwerte.
Wussten Sie, dass das Preboarding eine entscheidende Phase ist? Denn hier entscheiden neue Mitarbeitende, ob sie ihre Stelle tatsächlich antreten. Deshalb kommt es besonders darauf an, dass Sie im Zeitraum zwischen Jobzusage und Arbeitsbeginn den persönlichen Kontakt pflegen und nicht abreißen lassen.
Etwa zwei Monate vor Arbeitsbeginn
- Nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, sollten Sie ein (digitales) Willkommenspaket an neue Mitarbeitende versenden. Neben einem Willkommensschreiben bzw. einer Begrüßungs-E-Mail enthält es die wichtigsten Informationen zum neuen Job, z. B. Ansprechpersonen, Organigramm, Teamübersicht, Unternehmensleitbild und Datenschutzhinweise. Hybrid arbeitenden Kolleg*innen sollten Sie Ihre Kommunikationsregeln („Hybrid-Etikette“) an die Hand geben. Zum Beispiel: Welche Kollaborationstools nutzen wir? Welche Regeln gelten für Videokonferenzen? Wie stellen wir Erreichbarkeit sicher?
- Informieren Sie außerdem über den ersten Arbeitstag: Wann und wo soll die*der Mitarbeitende erscheinen bzw. sich einloggen? Welcher Tagesablauf ist geplant? Wer beantwortet Fragen? Wenn es sich anbietet, versenden Sie auch ein kleines Willkommensgeschenk.
Tipp: Verschicken Sie die Inhalte Ihres Willkommenspakets etappenweise, um stetig in Kontakt zu bleiben.
Belegschaft einbinden
Onboarding ist Teamwork. Informieren Sie deshalb Ihre Belegschaft frühzeitig über neue Mitarbeitende und verteilen Sie die Onboarding-Aufgaben. Fördern Sie dabei eine Willkommenskultur, die neue Kolleg*innen offen und hilfsbereit empfängt.
Feste Ansprechperson benennen
Jeder neue Job bringt Fragen mit sich. Eine feste Ansprechperson begleitet die neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen und steht für Fragen zur Verfügung. Stellen Sie hierfür Arbeitszeit bereit.
Präsenztage klären (falls notwendig)
Bei hybriden Arbeitsmodellen gilt: Einigen Sie sich mit neuen Mitarbeitenden, wann sie in Präsenz und wann sie mobil arbeiten, z. B. aufgrund langer Fahrtwege oder privater Verpflichtungen. Ist Ihnen Präsenz vor Ort wichtig, versuchen Sie, den Mitarbeitenden einen Mehrwert für die Arbeit im Betrieb zu bieten. Innovative Angebote, die die Interaktion fördern, können hier helfen, z. B. Mittagessen im Team, informelle Mittagspausen zum Ideenaustausch oder Weiterbilden (Brown Bag Lunches) oder Vor-Ort-Vorträge.
Tipp: Verschicken Sie die Inhalte Ihres Willkommenspakets etappenweise, um stetig in Kontakt zu bleiben.
Kennenlernen des Teams organisieren
Beide Seiten sollten sich schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn kennenlernen können. Laden Sie daher neue Mitarbeitende zu geplanten Teamevents ein oder organisieren Sie ein Preboarding-Meeting verbunden mit beispielsweise einem Besuch im Unternehmen.
Arbeitsplatz einrichten
Sorgen Sie rechtzeitig für die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes – vor Ort im Betrieb, am fest eingerichteten Arbeitsplatz zuhause oder für das Arbeiten von unterwegs. Das umfasst z. B. Computer, Mobiltelefon und andere notwendige Geräte sowie die Einrichtung von Accounts und Software (E-Mail, digitale Tools). Bei mobiler Arbeit unterweisen Sie neue Mitarbeitende in Fragen des ergonomischen und gesundheitsgerechten Arbeitens.
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess ist nicht allein die Aufgabe des Unternehmens, sondern erfordert auch Eigeninitiative der neuen Mitarbeitenden. Dazu gehört, dass diese aktiv an Meetings und Schulungen teilnehmen, sich selbstständig in Aufgaben einarbeiten, sich im Team integrieren und Feedback annehmen. Führungskräfte können und sollen sie dabei unterstützen, sie motivieren und den Rahmen für eine erfolgreiche Einarbeitung schaffen. So tragen beide Seiten zu einem gelungenen Jobeinstieg bei.
Neue Mitarbeitende begrüßen
Bereiten Sie neuen Mitarbeitenden einen herzlichen Empfang und machen Sie sie mit ihrem künftigen Umfeld vertraut – sei es mit einer Führung durch den Betrieb, einem gemeinsamen Mittagessen oder einem Videocall mit Team und Vorgesetzten. Stellen Sie außerdem die feste Ansprechperson vor, die den Jobeinstieg begleitet. Achten Sie darauf, den Tag nicht mit zu vielen Informationen zu überfrachten.
In Software, Tools und Geräte einführen
Schulen Sie neue Mitarbeitende für ein reibungsloses und sicheres Arbeiten in der Anwendung Ihrer Software und Tools, Maschinen und Geräte. Für hybrid arbeitende Kolleg*innen können Sie z. B. E-Learning-Angebote und digitale Lernplattformen nutzen. Weisen Sie neue Mitarbeitende zudem in die Systeme zur Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Dienstreiseplanung ein. Sensibilisieren Sie darüber hinaus in Sachen Datenschutz, insbesondere zum Schutz der Unternehmensdaten bei mobiler Arbeit.
Klären Sie in einem gemeinsamen Gespräch mit der bzw. dem neuen Mitarbeitenden die gegenseitigen Erwartungen und Ziele. Halten Sie dabei die Aufgaben für die ersten Arbeitswochen in einem detaillierten Einarbeitungsplan fest.
Regelmäßige Check-ins durchführen
Etablieren Sie regelmäßige Check-ins zwischen der bzw. dem neuen Mitarbeitenden, der oder dem Vorgesetzten sowie der festen Ansprechperson. Ziel ist es, den Einarbeitungsfortschritt zu besprechen, offene Fragen zu beantworten und möglichen weiteren Unterstützungsbedarf zu klären. Die Check-in-Gespräche können Sie informell vor Ort bei einem Kaffee führen genauso wie virtuell, z. B. über Videocall oder Messenger-App. In den ersten Wochen können die Check-ins häufiger stattfinden, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeitende gut einfinden.
Ein gutes Betriebsklima lebt von gemeinsamen positiven Erfahrungen. Schaffen Sie deshalb regelmäßige Möglichkeiten zum Teambuilding. Das können Betriebsausflüge, Teamevents oder virtuelle Teamaktivitäten sein (z. B. informelle Onlinetreffen, virtuelle Kaffeepausen).
Mitarbeiter*innen-Gespräche durchführen
Blicken Sie nach drei Monaten sowie am Ende des Einarbeitungsprozesses (in der Regel auch das Ende der Probezeit) in einem Mitarbeiter*innen-Gespräch gemeinsam zurück. Holen Sie sich hierbei einerseits Feedback zu Ihrem Onboarding-Prozess ein, um diesen weiter zu verbessern. Reflektieren Sie andererseits die bisherige Zusammenarbeit und besprechen Sie die nächsten Schritte, damit die bzw. der neue Mitarbeitende langfristig im Unternehmen Fuß fasst.
Hybride Arbeit – die sechs Must-haves beim Onboarding
- Versand eines digitalen Willkommenspakets mit den wichtigsten Infos zum Jobeinstieg
- Klärung der Arbeitszeiten, die in Präsenz und mobil erbracht werden
- Bereitstellung von Hardware und Software (inklusive Zugängen) für das Arbeiten von zuhause oder unterwegs
- Einführung in die verwendeten digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools
- Vermittlung der wichtigsten Kommunikationsregeln im Unternehmen („Hybrid-Etikette“)
- Stärkung des Miteinanders durch regelmäßige virtuelle Check-ins und Teamaktivitäten